Jednak załatwianie spraw urzędowych przez internet nie weszło jeszcze Polakom w krew. Przyzwyczajeni do osobistego stawiania się w urzędach pomijamy nowe medium. Także pracownicy twierdzą, że korzystanie z e-urzędu jest niewielkie, ale ta liczba rośnie. Urzędnicy tłumaczą niechęć do tej usługi koniecznością posiadania elektronicznego podpisu, który jest dużym wydatkiem bądź technicznie wymagającym narzędziem.

Jak mówi przysłowie „czas to pieniądz” może przekonać wiele osób do korzystania z tego typu usług. Załatwianie sprawy urzędowej wymaga stawienia się zwykle w czasie pracy, w urzędzie i odstania w kolejce interesantów. Urzędy otwarte w godzinach pracy większości z nas kolidują te dwie sprawy, nieokreślony czas oczekiwania i odsyłanie od okienka do okienka, od urzędu do urzędu może zmusić do wzięcia dnia wolnego. Idealnym rozwiązaniem jest coraz częściej wykorzystywany elektroniczny obieg dokumentów (naserwerze.pl) przesyłany między działami i urzędami. Standaryzacja dokumentów działa pozytywnie na płynny przepływ dokumentów, co zaoszczędza na czasie interesantów, urzędników, a także kosztów opłaty znaczków urzędowych, czy dniówki w pracy.

Proste rozwiązania pozwalają uniknąć zbędnych wizyt w urzędach.

Systemy zarządzania dokumentami dają możliwość przetwarzania różnych form dokumentów potrzebnych w organizacjach, tych wewnętrznych dotyczących spraw między działami firmy, jak i zewnętrznych z innych organizacji, mogą to być zamówienie, obieg faktur, listy itp.).

Do dziś najczęściej stosowana tradycyjna forma obiegu dokumentów w formie papierowej przechowywana w obszernym archiwum dokumentów zostaje zindeksowana i przeniesiona do elektronicznych baz danych dzięki wykorzystaniu narzędzi OCR (ang. Optical Character Recognition).

Podstawowe funkcje w jakie zaopatrzone są systemy zarządzania dokumentami są [1]:

• rejestrowanie
• porządkowanie
• klasyfikacja
• zarządzanie wersjami
• zarządzanie sposobami pozwalającymi na obieg dokumentów
• archiwizowanie
• powiadomienia osobiste lub grupowe
• narzędzia pozwalające na pracę w różnych formatach dokumentów
• opcje przenoszenia, wysyłania, kasowania.

Niektóre systemy zarządzania są zintegrowane z systemami workflow, gdzie każda z osób pracuje nad dokumentem w swoim zakresie kompetencji, a następnie przekazuje go kolejnym pracownikom [1].

Źródło: [1] System zarządzania dokumentami, http://pl.wikipedia.org/wiki/System_zarz%C4%85dzania_dokumentami;

Plusy Internetu2, przedstawione przez wice prezydenta USA Alberta Gore w 1998 roku były już dużym krokiem naprzód w stronę internetu następnej generacji. Jak widać chęć podniesienia standardów sieci połączyła władze federalne, uniwersytety i inne instytucje edukacyjne. Dodatkowo takie prywatne firmy giganty jak Lucent, Cisco czy Nortel również są głównymi orędownikami wprowadzenia standardów łącznie nazywanych Internet2. Jednocześnie firmy te pracują by stworzyć oprogramowanie dedykowane dla firm które pomogłoby w konfiguracjach i ustanawianiu połączeń sieciowy. W dzisiejszych czasach korzystamy z protokołu IPV4, który powstał przeszło 20 lat temu. IPV4 wspierało nas przez bardzo długi czas, ale nadszedł na niego czas. Coraz częściej uwidacznia się jego wiek. Jego największym problemem jest ograniczona ilość adresów IP, które powoli zaczynają się kończyć.

• Kompatybilność – można używać tych samych zestawów narzędzi zarówno w publicznych jak i prywatnych systemach i migrować między nimi bez dodatkowych kosztów na przystosowanie do nowych aplikacji.

• Natychmiastowa gotowość do działania – systemy są gotowe do pracy prawie od razu a poruszanie się między nimi odbywa się szybko i sprawnie

• Zaufanie – Ubuntu zdobyło już zaufanie rzeszy klientów dzięki swojemu stabilnemu systemowi.

Firma Panda Security, lider w dziedzinie zabezpieczeń działających w modelu Cloud Security, przedstawiła nową generację usług zabezpieczających przed złośliwym oprogramowaniem opartych na technologii Cloud Computing.

Panda Cloud Antivirus, przeznaczony dla użytkowników indywidualnych, jest pierwszym w branży zabezpieczeń bezpłatnym programem antywirusowym opartym na architekturze  „cienkiego klienta”, gwarantując tym samym minimalne obciążenie komputera.
Panda Cloud Protection dedykowany jest małym i średnim firmom – zapewnia zarówno automatyczną ochronę komputerów oraz serwerów jak i poczty email. To oprogramowanie biznesowe pozwala zarządzać polityką bezpieczeństwa z dowolnego miejsca w dowolnym czasie dzięki konsoli centralnego zarządzania obsługiwanej przez serwery Panda Security. Oba rozwiązania wykorzystują sprawdzony system Kolektywnej Inteligencji, który dzięki skanowaniu „w chmurze” gwarantuje natychmiastową ochronę przed najnowszym niebezpiecznym oprogramowaniem.

„Zabezpieczenia oparte na modelu Cloud Computing oraz usługi SaaS (Security as a Service) umożliwiają redukcję kosztów oraz szybsze wdrożenie w porównaniu do urządzeń o równoważnej pojemności instalowanych u klienta” – czytamy w nowym raporcie Gartnera pt. „Hype Cycle for Infrastructure Protection 2009”.

„Klienci domagają się swobody wyboru oraz elastyczności w tworzeniu i wdrażaniu aplikacji” – powiedział Ray Ozzie, główny architekt oprogramowania w firmie Microsoft.  – „Wkraczamy w erę rozwiązań, z których korzystają użytkownicy komputerów PC, telefonów oraz Internetu, dostarczanych z centrów danych nazywanych jako chmury prywatne i chmury publiczne. Platformy Windows Azure i SQL Azure, zbudowane specjalnie pod kątem ery cloud computing, zapewnią twórcom oprogramowania wszystko, czego potrzeba do tworzenia doskonałych aplikacji oraz prowadzenia zyskownej działalności”.

Wizja oprogramowania w chmurze Microsoftu zakłada, że aplikacje dostarczane do komputerów PC, telefonów Windows phone oraz telewizorów będą wyglądać tak samo i zostaną połączone usługami cloud computing. Takie podejście wynika z aktualnego trendu na rynku promującego rozwiązania hybrydowe, czyli połączeniu usług online z oprogramowaniem instalowanym na komputerze użytkownika. Systemy idą w stronę prostoty po stronie klienta, przekłada się to na coraz bardziej sprawne zarządzanie projektami w firmach a co za tym idzie zmniejszenie kosztów.

W Sieci pojawił się ciekawy film opisujący dokładnie założenia i technologie założenia cloud computing. Zapraszam do oglądania bo naprawdę warto, można dowiedzieć się wielu ciekawych rzeczy.

Cisco i EMC są głównymi inwestorami w Acadia, ale udziały w tym joint venture mają też VMware (należąca do EMC) oraz Intel. Tożsamość prezesa Acadi nie jest jeszcze znana. Na start w firmie ma zostać zatrudnionych 130 osób, a jej działalność rozpocznie się w pierwszym kwartale 2010 roku.

Podstawowym celem Acadia ma być opracowanie rozwiązań umożliwiających przyspieszenie i ułatwienie wdrożeń systemów cloud computing, a w efekcie zwiększenie sprzedaży produktów Cisco i EMC. Ma ona przekazywać swoje doświadczenia i wiedzę użytkownikom oraz firmom współpracującym z tymi producentami. Acadia ma być “repozytorium przekazującym wiedzę i najlepsze praktyki dotyczące cloud computing” powiedział prezes EMC, Joe Tucci. Pozostaje tylko się cieszyć z faktu, iż coraz to potężniejsze firmy inwestują czas i pieniądze na rozwój tego innowacyjnego środowiska, dążąc do doprowadzenia elektronicznego obiegu dokumentów na wyżyny wydajności i bezpieczeństwa. Idea godna pochwały.