Cloud Computing – Oprogramowanie Jako Usługa

Umawianie wizyt w urzędzie, zakupy przez w wirtualnym świecie, powiadamianie SMS-em o możliwości odebrania dokumentów to jedne z najczęściej spotykanych usług dotyczących niemal każdego z nas.

Jednak załatwianie spraw urzędowych przez internet nie weszło jeszcze Polakom w krew. Przyzwyczajeni do osobistego stawiania się w urzędach pomijamy nowe medium. Także pracownicy twierdzą, że korzystanie z e-urzędu jest niewielkie, ale ta liczba rośnie. Urzędnicy tłumaczą niechęć do tej usługi koniecznością posiadania elektronicznego podpisu, który jest dużym wydatkiem bądź technicznie wymagającym narzędziem.

Jak mówi przysłowie „czas to pieniądz” może przekonać wiele osób do korzystania z tego typu usług. Załatwianie sprawy urzędowej wymaga stawienia się zwykle w czasie pracy, w urzędzie i odstania w kolejce interesantów. Urzędy otwarte w godzinach pracy większości z nas kolidują te dwie sprawy, nieokreślony czas oczekiwania i odsyłanie od okienka do okienka, od urzędu do urzędu może zmusić do wzięcia dnia wolnego. Idealnym rozwiązaniem jest coraz częściej wykorzystywany elektroniczny obieg dokumentów (naserwerze.pl) przesyłany między działami i urzędami. Standaryzacja dokumentów działa pozytywnie na płynny przepływ dokumentów, co zaoszczędza na czasie interesantów, urzędników, a także kosztów opłaty znaczków urzędowych, czy dniówki w pracy.

Proste rozwiązania pozwalają uniknąć zbędnych wizyt w urzędach.

Posted in Bez kategorii | | No Comments »

Oprogramowanie dedykowane jest szansą na szybkie uporządkowanie działania firmy. Zaawansowane narzędzia do zarządzania pozwoli w prosty sposób stworzyć przejrzystą strukturę, w której bezproblemowe jest odnajdywanie jakichkolwiek informacji.

Systemy zarządzania dokumentami dają możliwość przetwarzania różnych form dokumentów potrzebnych w organizacjach, tych wewnętrznych dotyczących spraw między działami firmy, jak i zewnętrznych z innych organizacji, mogą to być zamówienie, obieg faktur, listy itp.).

Do dziś najczęściej stosowana tradycyjna forma obiegu dokumentów w formie papierowej przechowywana w obszernym archiwum dokumentów zostaje zindeksowana i przeniesiona do elektronicznych baz danych dzięki wykorzystaniu narzędzi OCR (ang. Optical Character Recognition).

Podstawowe funkcje w jakie zaopatrzone są systemy zarządzania dokumentami są [1]:

• rejestrowanie
• porządkowanie
• klasyfikacja
• zarządzanie wersjami
• zarządzanie sposobami pozwalającymi na obieg dokumentów
• archiwizowanie
• powiadomienia osobiste lub grupowe
• narzędzia pozwalające na pracę w różnych formatach dokumentów
• opcje przenoszenia, wysyłania, kasowania.

Niektóre systemy zarządzania są zintegrowane z systemami workflow, gdzie każda z osób pracuje nad dokumentem w swoim zakresie kompetencji, a następnie przekazuje go kolejnym pracownikom [1].

Źródło: [1] System zarządzania dokumentami, http://pl.wikipedia.org/wiki/System_zarz%C4%85dzania_dokumentami;

Posted in Bez kategorii | | No Comments »