lip
16
2010
System zarządzania dokumentami
Author: adminOprogramowanie dedykowane jest szansą na szybkie uporządkowanie działania firmy. Zaawansowane narzędzia do zarządzania pozwoli w prosty sposób stworzyć przejrzystą strukturę, w której bezproblemowe jest odnajdywanie jakichkolwiek informacji.
Systemy zarządzania dokumentami dają możliwość przetwarzania różnych form dokumentów potrzebnych w organizacjach, tych wewnętrznych dotyczących spraw między działami firmy, jak i zewnętrznych z innych organizacji, mogą to być zamówienie, obieg faktur, listy itp.).
Do dziś najczęściej stosowana tradycyjna forma obiegu dokumentów w formie papierowej przechowywana w obszernym archiwum dokumentów zostaje zindeksowana i przeniesiona do elektronicznych baz danych dzięki wykorzystaniu narzędzi OCR (ang. Optical Character Recognition).
Podstawowe funkcje w jakie zaopatrzone są systemy zarządzania dokumentami są [1]:
- rejestrowanie
- porządkowanie
- klasyfikacja
- zarządzanie wersjami
- zarządzanie sposobami pozwalającymi na obieg dokumentów
- archiwizowanie
- powiadomienia osobiste lub grupowe
- narzędzia pozwalające na pracę w różnych formatach dokumentów
- opcje przenoszenia, wysyłania, kasowania.
Niektóre systemy zarządzania są zintegrowane z systemami workflow, gdzie każda z osób pracuje nad dokumentem w swoim zakresie kompetencji, a następnie przekazuje go kolejnym pracownikom [1].
Źródło: [1] System zarządzania dokumentami, http://pl.wikipedia.org/wiki/System_zarz%C4%85dzania_dokumentami;